De btw-aangifte is een maandelijkse of driemaandelijkse verplichting die je als ondernemer maar beter zeer accuraat opvolgt. Een laattijdige of foutieve aangifte betekent sowieso de aanrekening van een (stevige) boete. Om dat te vermijden, geven wij je mee waarop je moet letten.
De meeste zelfstandigen zijn btw-plichtig en moeten op elke factuur 21 procent btw aanrekenen (in sommige gevallen bedraagt de btw 6 of 12 procent wat afhankelijk is van de producten die je verkoopt of geleverde diensten). De btw op aankoopfacturen mag je van de btw op verkoopfacturen aftrekken. Het verschil maak je over aan de btw-administratie.
Zelf of via de boekhouder/accountant?
Als ondernemer kun je de btw-aangifte zelf afhandelen of je boekhouder inschakelen. De tweede optie is uiteraard een stuk veiliger. Je boekhouder is opgeleid om fouten en onvolledigheden in de aangifte te spotten. Hij of zij kan je dus heel wat miserie besparen.
Laat je de btw-aangifte over aan je boekhouder? Lever je documenten en facturen dan tijdig (en het liefst digitaal) aan. De btw moet namelijk telkens de 20ste van de maand die volgt op het afgeronde kwartaal of maand worden betaald. Ben je te laat? Dan kost het 100 euro per aangifte per maand. Bij fouten of onregelmatigheden (bijvoorbeeld foutieve btw-tarieven of btw-codes) variëren de boetes. Gun je boekhouder dus voldoende tijd om zijn werk correct te doen en breng je facturen tijdig binnen.
Btw-aangifte en fraudebestrijding
De btw-administratie oefent geautomatiseerde controles uit op de btw-aangiften – en dat over de landsgrenzen heen. Aan de hand van een aantal parameters worden de meest fraudegevoelige dossiers uitgelicht en uitgespit. Brengt dergelijke ‘data mining’ onregelmatigheden aan het licht? Dan kunnen de betrokkenen zich verwachten aan een controleonderzoek met stevige boetes.
Wanneer moet je een btw-aangifte indienen?
De meeste kmo’s zijn verplicht een driemaandelijks btw-aangifte te doen. Enkel ondernemingen met een hogere jaaromzet dan 2,5 miljoen euro moeten maandelijks hun aangifte indienen. Onderneming met als activiteit de verkoop van energieproducten, verkoop van computers en mobiele telefonie of verkoop van voertuigen met een omzet boven 250.000 EUR zijn eveneens verplicht maandelijks een aangifte in te dienen.
Heb je buitenlandse klanten? Verifieer of je een intracommunautaire opgave per kwartaal dient in te dienen.
Ondernemers die gebruik maken van de vrijstelling voor kleine ondernemingen, zijn vrijgesteld van het indienen van een BTW aangifte.
De klantenlisting
Naast de btw-aangifte zijn de btw-plichtige ondernemers ook verplicht jaarlijks een klantenlisting in te dienen. Dat is een lijst van al je Belgische klanten met vermelding van hun btw-nummer. Ondernemingen die gebruik maken van de btw-vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen kunnen in bepaalde gevallen vrijgesteld worden van deze verplichting. De klantenlisting dien je in vóór 31 maart. Ook hier kan de boekhouder hulp bieden.
Het is heel belangrijk dat de btw-aangifte tijdig en correct gebeurt. Schakel daarom steeds de hulp in van je boekhouder of accountant.
